Corentin, directeur de projets chez J2S : le maître de la coordination !

Cette semaine, vous allez rencontrer Corentin qui est responsable du pôle intégration chez J2S. Il va nous parler de leadership¹, d’organisation…

Qui est-il ? Quelle est sa mission ?

Avant d’endosser ce rôle, Corentin a débuté chez J2S en tant qu’alternant en webdesign puis en gestion de projet. Il intervenait sur l’ergonomie du portail Simple Workspace² et sur l’intégration des projets clients. Il s’occupe désormais de la coordination des projets et de faire le lien entre les différents pôles de J2S : le pôle édition, intégration et enfin commercial.

Au cours de cet entretien, vous découvrirez comment les projets sont organisés chez J2S, le rôle central de Corentin et l’importance de mettre en place une bonne communication³.

Corentin

Caroline : Comment se déroule la gestion d’un projet chez J2S ? Peux-tu nous parler des différentes étapes ?

Corentin : Mon rôle de directeur de projets est transversal, je suis amené à échanger avec les différents pôles de J2S, commercial, édition (technique, IT) et intégration.

De manière générale, nous suivons une chronologie projet avec différentes étapes. On peut découper les étapes de cette manière :

• La première étape c’est celle de l’étude de cadrage qui consiste à faire une analyse de la faisabilité du projet. J’échange avec le pôle commercial, avec Éric D. (Dπ pour les intimes) qui intervient en tant qu’AMOA⁴ (assistant à maîtrise d’ouvrage) et avec le pôle édition, particulièrement avec Georges L. notre directeur technique. Durant cette phase, nous organisons une réunion de lancement en interne, le kickoff⁵ : généralement, il y a un kickoff interne et un kickoff avec le client. Nous mettons aussi en place différents ateliers de manière à bien formaliser la demande.

• On passe ensuite à l’étape de développement pour laquelle j’endosse un rôle de suivi. Je mets en place des réunions internes hebdomadaires, de concert avec l’équipe d’édition, nous relevons les alertes, nous échangeons avec le client sur ses besoins. Le pôle commercial intervient aussi dans cette étape en tant que Success manager⁶ pour maintenir le lien avec le client et, en cas de problème, jouer le rôle de médiateur.

• Puis vient l’étape de vérification ou de test, qui consiste à assurer le contrôle qualité (fait par Sandrine V.). Je m’occupe de suivre la validation des développements, du reporting, de la livraison des pilotes projets, qui sont livrés en préproduction pour les clients. Cette phase leur permet aussi de tester les fonctionnalités de la solution de leur côté pour la phase de recette qui suivra.

• Ensuite vient l’étape des formations, qui comme son nom l’indique consiste à former les clients et à gagner en autonomie sur l’utilisation du portail Simple Workspace.

• On retrouve après l’étape de recette. C’est une étape cruciale durant laquelle je fais du reporting en lien avec les remontées faites par le client à la suite de ses tests. Les développeurs et les intégrateurs interviennent aussi à mes côtés afin de bien configurer l’environnement du client en veillant à respecter les remarques qui nous ont été communiquées, par exemple : la configuration des workflows, corriger un dysfonctionnement, etc.

• Et pour finir, l’étape de support de maintenance applicative aussi appelée TMA⁷. C’est une phase principalement dirigée par les intégrateurs. Pour ma part, je prends en charge les nouvelles demandes qui pourraient être remontées par le client. Ces demandes peuvent être liées aux projets en cours ou au contraire, simplement être nouvelles. Le Success manager intervient aussi pour suivre ces nouvelles demandes et pour les formaliser sous forme de devis.

Caroline : Tu joues donc un rôle d’organisateur ?

Corentin : Oui, car je participe à la coordination des équipes, je m’occupe de la planification des tâches en tenant compte de la charge de chaque personne. Je détermine les rôles, les tâches à effectuer, etc.

Caroline : À quel moment sais-tu exactement quand un projet doit être lancé et comment est constitué le planning à communiquer au client ?

Corentin : Le pôle commercial m’informe dès la réception de l’engagement d’un client sur un projet (la signature d’un devis). À partir de là, j’attends la confirmation du pôle commercial afin de lancer la procédure de mon côté et rentrer dans les différentes phases de projet.

En ce qui concerne le planning, il est basé sur le cahier des charges réalisé lors de la phase d’étude. Sur ce cahier des charges, il faut chiffrer chaque poste du projet, autrement dit, les différentes étapes du projet, par exemple : le développement d’une fonctionnalité, la prise en compte de la charte graphique, etc. Ce chiffrage est réalisé avec les équipes de développement du pôle édition.
À partir de cette évaluation de charge, je rédige le planning macro, en tenant compte de la disponibilité des ressources, « le but c’est de paralléliser les tâches en fonction des ressources internes. ».
En effet, nous avons plusieurs projets à gérer en même temps, donc il faut bien s’organiser et tenir compte des disponibilités de chacun.
Dès que j’ai terminé de dresser le planning, j’en discute avec le pôle commercial et je le communique au client qui le valide ou le retravaille avec nous.

Caroline : C’est un métier dans lequel il faut être rigoureux. As-tu mis en place des procédures, des outils, pour faciliter la gestion des projets chez J2S ?

Corentin : Comme je le disais précédemment la procédure est basée sur un mode de chronologie de projet, c’est-à-dire, de l’identification du projet jusqu’à la phase finale : la mise en production.
Pour ce qui est des outils, nous utilisons principalement Jira⁸ pour le traitement des tickets et la roadmap⁹.

Pour ce qui est de l’organisation, chaque semaine je planifie une réunion de suivi des projets. Le but de ces réunions est de discuter de l’organisation et de la coordination des différents projets en interne. L’ensemble des intégrateurs participent à ces réunions et le compte rendu est partagé avec les autres pôles de J2S. Ces réunions peuvent donner des idées, des aides peuvent être proposées, on peut déceler les forces et faiblesses de chacun, etc. « C’est très important de prendre le temps de discuter de tous les aspects liés aux projets, comme les avancements, les blocages, les développements restants s’il y en a. ».

Nous avons plusieurs projets à gérer, tous différents d’un client à l’autre, voire des multiprojets pour un seul client. De ce fait, il est primordial de bien organiser les ressources et trouver des axes de coordinations en tenant compte des priorités.

En tant que directeur de projets, il faut non seulement suivre le projet, mais aussi faire attention à tous les aléas qui vont avec. D’où l’importance de se concentrer durant ces réunions sur ce qui a été effectué et sur ce qui reste à mettre en place.
Je dirais aussi qu’il faut être très précis, que cela soit pour la coordination de personnes comme pour les sujets à traiter.

Caroline : Ton ancien rôle d’intégrateur te donne du recul et te permet de mieux appréhender toutes les facettes de la vie d’un projet. Peux-tu nous en dire plus ?

Corentin : Oui, mon ancien rôle d’intégrateur m’a permis de mieux appréhender notre produit, Simple Workspace. Maintenant que je connais l’ensemble de ses capacités, je peux facilement organiser les projets. Par ma connaissance du portail, je décèle mieux les besoins d’amélioration.
De plus, j’ai aussi conscience de ses limites et je détecte plus aisément la faisabilité d’un projet.

Concernant les facettes de vie d’un projet, je dirais qu’il faut avant tout bien cadrer chaque étape. Je peux également jouer un rôle de conseil en orientant le besoin, même si c’est Éric D. qui endosse véritablement le rôle d’un AMOA. Ma connaissance du logiciel, me permet d’élaborer une bonne expression textuelle et technique du besoin, pour aider au mieux les clients.

Caroline : Est-ce que cela a contribué à des améliorations pour Simple Workspace ? Si oui lesquelles ?

Corentin : Dans l’ensemble, les projets clients permettent d’améliorer en continu le logiciel. « Les idées de chacun contribuent à l’évolution de Simple Workspace. ».

Le plus gros changement que j’ai connu s’est fait à mon arrivée chez J2S, il s’agissait de la refonte graphique à laquelle j’ai participé.

Caroline : Tu endosses un rôle relationnel important, tu interagis avec tous les pôles de J2S et avec les clients, il y a des objectifs à respecter, des difficultés auxquelles il faut faire face, etc. Quelle est la clé de la réussite ? Qu’est-ce qu’il ne faut pas négliger ?

Corentin : Je pense qu’il faut garder à l’idée celle d’un management positif. Ce que j’entends par là, c’est qu’il est inutile de s’en prendre à tout le monde, de chercher un coupable quand il y a des problèmes, au contraire, il faut prendre les sujets avec du recul afin d’y répondre correctement dans le calme et avec de la réflexion, sinon cela peut créer de la frustration et de la distance. « Une bonne communication est essentielle, sans elle tout est voué à l’échec ! ».

Du côté des clients, il est important de réussir à bien cadrer le projet et leurs demandes, pour respecter le cadre initial. Il n’est pas rare que les demandes nous fassent sortir totalement du cahier des charges initial. Elles consistent par exemple, à ajouter de nouvelles fonctionnalités qui n’étaient pas prévues. C’est ce qui nous fait sortir de notre méthode agile et nous oblige à composer avec les envies du client. Soyons relatifs, les demandes sont parfois légitimes ! Néanmoins, il faut savoir temporiser les choses, rappeler le contexte du projet initial et ne pas se retrouver à refaire un projet de A à Z.

À mon avis, pour réussir un projet, c’est qu’il faut simplement être méthodique, rigoureux, réfléchi, être un bon communicant et enfin savoir rebondir sur les différents sujets. Ces points sont valables en interne et en externe (avec les clients).

Ce qui me semble important à ne pas négliger c’est le fameux effet tunnel ! Il faut le plus possible éviter qu’un laps de temps trop élevé sans échange s’écoule. C’est valable pour l’équipe comme pour les clients. Les projets peuvent facilement dériver et on arrive au hors sujet.

Finalement oui, « la clé de réussite c’est la communication. ». Elle permet de coordonner les équipes, de lever des alertes, prévenir le client, etc. C’est d’elle qu’on obtient le succès d’un projet.

Caroline : Comment fais-tu pour garder l’équipe motivée et la recentrer sur l’essentiel, alors qu’il y a des délais impartis et plusieurs projets en cours ?

Corentin : Mon rôle de directeur de projets, fait de moi autant un organisateur qu’un manager. Le manager est essentiel, c’est à la fois un leader qui organise les équipes, et finalement (aussi) un communicant qui assure une cohésion entre l’équipe. Je pense que les rôles de manager, organisateur et communicant ne peuvent pas être dissociés. C’est l’essence même de mon poste de directeur de projets.

Le manager interagit avec les équipes en interne et veille à ce que les informations soient bien transmises entre ses membres. Le manager participe à la vie de l’équipe. Sans l’équipe, il n’y a pas plus de projets. Le manager va aussi tirer l’équipe vers le haut, c’est pour cela qu’il faut être rassurant, être à l’écoute. Je pense aussi qu’il faut être une source de résolution de problème. Tous ces aspects vont permettre à l’équipe de donner son maximum.

Être manager, c’est aussi considérer « l’aspect humain », ne pas considérer les personnes comme une banale ressource. Une équipe est composée de personnes différentes et d’autant de caractères. Il faut donc être prévenant, savoir lire entre les lignes, être capable d’interpréter ce que les gens pensent. Tout cela me semble nécessaire pour conserver la motivation d’une équipe et cela permet aussi de revenir à l’essentiel.

Caroline : Qu’est-ce qui fait la complexité d’un projet ? Est-ce la durée ou est-ce qu’il y a d’autres critères déterminants ?

Corentin : La durée ne complexifie pas forcément un projet.

De mon point de vue, même si le projet dure, il n’engendre pas forcément de difficultés techniques, qui en revanche, pourraient empêcher sa mise en œuvre. Toutefois, il faut être prudent et faire en sorte que le projet ne s’essouffle pas à cause de sa durée. D’où l’importance de conserver une bonne communication du début jusqu’à la fin.

En revanche, le nombre d’intervenants peut apporter de la difficulté à un projet. C’est assez logique, plus il y a de monde, plus les informations peuvent se perdre et plus l’organisation peut être décousue et s’il y a un manque de communication, logiquement, il y aura beaucoup d’incompréhensions.

À mon avis, l’aspect le plus déterminant dans la complexité d’un projet, c’est finalement la difficulté technique. « C’est vrai, tout est faisable, mais l’investissement en temps, en étude, en réflexion et en ressources est tellement variable d’un projet à l’autre. Il faut tout prendre en compte pour définir la difficulté du projet. ». De plus, certains facteurs seront importants pour un projet et au contraire, ne le seront pas pour un autre. La phase d’étude de cadrage consomme aussi beaucoup de temps, car elle nécessite de la réflexion de l’analyse. L’erreur est humaine, nous pouvons en commettre et proposer une solution qui ne correspond pas au projet ou sortir totalement de l’axe du projet.

Caroline : Quels sont les projets qui t’ont le plus marqué chez J2S ?

Corentin : Mon premier projet (en tant que directeur de projets) concernait notre client CDL ELEC du groupe Saint-Gobain. Ce projet m’a bien marqué, car tout simplement, c’était le premier ! Je devais donc tout faire pour réussir et il y avait de gros enjeux commerciaux.
Le projet consistait à automatiser la génération des catalogues d’environ 400 pages à partir de données issues de STEP le master data management¹⁰) de Stibo Systems. Le catalogue était constitué de gabarits de pages et d’univers produits différents. Je me souviens que c’était assez complexe il fallait non seulement tenir compte des délais impartis, mais aussi des spécificités du catalogue et des données.

Je me rappelle aussi qu’il a fallu beaucoup de préparation en interne et des échanges pour bien cadrer les choses. Rien que pour la phase de préparation et de cadrage, le projet avait mobilisé tous les pôles chez J2S. « L’équipe était différemment constituée, nous avions moins de ressources. D’où la nécessité d’une bonne organisation. J’étais lancé ! ».

Vous l’avez compris Corentin est très organisé, rien ne passera au travers dans un projet !

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C. Balavoine

Sales & CSM

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